Las empresas son personas y los problemas de personas son los que más tiempo, salud y dinero consumen en cualquier organización.
¿Te gustaría saber cómo reducir progresivamente esos problemas para que la
empresa sea cada vez más rentable y fuerte?
Pues de eso te voy a hablar hoy.
De qué significa profesionalizar la empresa y lo que puedes ganar con ello.
Al lío.
¿Qué es profesionalizar la empresa?
Cuando una empresa no está profesionalizada (más común en las pymes) todo el conocimiento y experiencia de la gestión y la operación del negocio está condensando en la cabeza de una o pocas personas.
Es decir, no hay por escrito procesos de trabajo con procedimientos, estándares,
indicadores, criterios, etc.
El empresario y como mucho su persona de máxima confianza, son los que toman todas las decisiones y el resto ejecuta.
Y esto genera 5 grandes problemas.
- La empresa es muy frágil y dependiente. Si una de esas personas imprescindibles se marcha, hay un riesgo muy grande de que la empresa se resienta.
- Todo pasa por ti, generando un cuello de botella. La gente te pregunta por todo y a ti te toca resolver la mayoría de los problemas.
- El equipo se acomoda y se hace dependiente. Te cuesta la vida delegar y que sean responsables. Por lo tanto, crecer la empresa se hace impensable.
- Como el conocimiento y los criterios no están estandarizados, cada uno trabaja a su manera. Esto afecta a la calidad, al acabado, al rendimiento y fiabilidad del trabajo y finalmente al cliente y reputación de la empresa.
- La diferencia de criterios genera más fricciones, más errores y más pérdidas de tiempo y dinero.
Profesionalizar la empresa, por lo tanto, consiste en ir extrayendo y documentando el conocimiento para facilitar su transmisión y aprendizaje por el resto de personas.
En función de la cantidad de conocimiento que se tenga estandarizado, así será el nivel de profesionalización de la empresa.
¿Cómo se profesionaliza la empresa?
La profesionalización es un proceso más lento o rápido según los recursos que se destinen a ello.
Pero básicamente incluye 4 pasos:
1. Documentar el conocimiento.
Es como poner una persona al lado tuya con una libreta que va registrando por escrito todo lo que haces y porqué lo haces.
El conocimiento sale de tu cabeza y se plasma en un papel.
En ese formato ya puede ser compartido a muchas personas sin que tengas que explicárselo a todo el mundo. Ya comienzas a ahorrar tiempo.
2. Estandarizar el conocimiento.
Estandarizar no es solo organizar el conocimiento de forma ordenada, paso a paso, para que otros puedan replicar lo que tú haces.
Incluye definir los criterios con los que resuelves problemas para que otras personas puedan tomar decisiones igual que tú.
Por ejemplo, los criterios que usas para elaborar presupuestos o tomar pedidos de clientes según cada escenario.
O los truquillos que sigues, basados en tu experiencia, para resolver cierto tipo de problemas operativos.
3. Registrar y medir.
Una vez tenemos la información por escrito y se le traslada al personal, es muy importante que ellos vayan registrando los tiempos de ejecución y las incidencias.
Así podremos medir el rendimiento y llevar un control de los indicadores clave.
Por ejemplo, a mí personalmente me gusta registrar y medir el número de incidencias o problemas mensuales.
Esto nos permite evaluar:
a) cuánto tiempo tardamos en resolver un problema;
b) cuanto tiempo le estamos dedicando a esos problemas (y su coste asociado)
c) y marcar objetivos de reducción de problemas por mes, vinculándolo a incentivos.
4. Optimizar
Adicionalmente, el registro y control de la información te permite aplicar la mejora continua.
Es decir, una vez al mes, analizar el rendimiento de los procesos clave y buscar formas de optimizar su eficiencia para reducir tiempos y costes.
Sin duda una ventaja competitiva.
Reflexiones finales
Profesionalizar la empresa no se limita a la parte operativa.
La gestión de personas es tan importante o más que la anterior, por varios motivos:
- porque en el rendimiento real de cualquier equipo depende en un 70% del nivel de liderazgo del jefe inmediatamente superior.
- porque hay diferentes niveles de liderazgo en la empresa, cada uno construyendo su propia cultura.
- Porque es muy frecuente que no todos los jefes estén alineados con la empresa, por lo que si reman en dirección contraria, es como tener al enemigo dentro.
En consecuencia, profesionalizar esa parte implica dos cosas:
- Crear un modelo de liderazgo con herramientas de gestión, para que todos lideren por igual (y no según su carácter y personalidad)
- Formar a todos los cargos de responsabilidad en las habilidades de psicología, comunicación y liderazgo, para que realmente pueden dar ejemplo del modelo planteado.
Al final, una empresa profesional no debe depender de héroes.
Debe depende de sistemas.
Y cuando los sistemas funcionan, el líder por fin puede respirar.
El futuro del sector no pasa solo por construir bien, sino por construir empresas sólidas por dentro.
Las que profesionalicen hoy su gestión serán las que mañana puedan elegir proyectos, personas y crecimiento.
